Tutorial Digitalizzazione Documenti CartaceiQuante volte non troviamo un certo documento che credevamo riposto in qualche cassetto della nostra scrivania?
Non è mai servito sino ad oggi ed è sempre stato quà intorno eppure oggi che serve non lo trovo... Nell'era dell'informatica applicata a tutte le cose possibili ed immaginabili della nostra vita siamo lì a cercare quella carta senza la quale magari perdiamo qualche soldino. Ci sono documenti che vanno comunque conservati in originale, altri che vanno consegnati in originale (ma dei quali potremmo essere chiamati a presentarne copia) altri che sono copie di copie ma che per scrupolo conserviamo.
Proviamo a liberarci quanto più ci è possibile delle carte, utilizzando uno scanner (oppure un multifunzione stampante/scanner ormai a prezzi inferiori ai 50€) e con tre semplici e gratuiti programmini in italiano digitalizziamo, archiviamo e poi masterizziamo tutti i documenti che devono essere conservati e che all'occorrenza saranno reperibili in pochi istanti.
Preleviamo il programma
Irfanview da questo indirizzo...
http://download.cnet.com/IrfanView/3000-2192_4-10021962.html?part=dl-IrfanView&subj=dl&tag=buttonpoi la traduzione in italiano
http://www.irfanview.net/lang/irfanview_lang_italian.exeed il plugin che ci consentirà di salvare le nostre scansioni in formato PDF
http://irfanview.tuwien.ac.at/plugins/irfanview_plugins_428_setup.exeoppure la versione
Irfanview portable (attualmente la 4.28) direttamente da questi links
http://irfanview.tuwien.ac.at/iview428.zip
http://www.irfanview.net/lang/irfanview_lang_italian.zip
http://irfanview.tuwien.ac.at/plugins/irfanview_plugins_428.zipPoi andiamo sul sito ufficiale di
PDF Split and Mergehttp://www.pdfsam.org/?page_id=32oppure a questo indirizzo
https://sourceforge.net/projects/pdfsam/files/pdfsam/2.0.0/pdfsam-win32inst-v2_0_0.exe/downloade preleviamo anche il loro programmino che richiede per funzionare che java sia installato sul vostro PC
http://java.com/it/download/manual.jspInfine raggiungiamo questo ultimo indirizzo
http://cdburnerxp.se/downloadsetup.exe per avere anche
CDBurnerXP che ci creerà il cd/dvd da conservare al posto del quintale di carte...
Installate con pochi e semplici passaggi i software e mettetevi al lavoro.
ScansioneLa Prima operazione da fare è l'acquisizione tramite lettore ottico del singolo documento: scegliete una risoluzione tra 100/150 DPI, ed eventualmente non lo facesse in automatico il driver dello scanner, ottimizzate la luminosità in fase di anteprima.
Salvataggio in PDFAdesso dovete scegliere dove salvare e che nome dare al file: create cartelle omogenee, dal nome esplicativo, ed altrettanto fate con il file.
Es. NomeCartella BustePaga2009 NomeFile 2009-Gennaio
Abbiate cura di controllare prima di salvare in PDF che sia deselezionata la casella "Activate Security" pena la non riuscita dell'unione dei documenti.
Inizio Unione PDFAprite il pdfsam e attraverso un singolo passaggio stabilite quali documenti unire e che nome dare al file che dovremo conservare.
Documento PDF Unico CreatoA questo punto un clic su esegui e al termine l'indicatore in basso a destra confermerà l'avvenuta unione.
MasterizzazioneL'ultimo passaggio consiste nella conservazione dei documenti: un cd/dvd sarà la vostra nuova carpetta porta-documenti.
Ricordate di smaltire sempre la carta negli appositi contenitori per il suo completo riutilizzo.
